Lean - ett smartare sätt att arbeta

Lean är en företagsfilosofi med ursprung inom Toyota i Japan. Lean handlar framför allt om långsiktigt tänkande och att utnyttja de befintliga resurserna på bästa sätt genom att identifiera och minska alla typer av slöseri. Till stor del handlar lean om enkelhet och sunt förnuft, vilket leder till ett smartare arbetssätt istället för att arbeta hårdare. Lean handlar också om att engagera medarbetarna i företaget och att hela tiden sträva mot att bli lite bättre.

Historien om lean

Historien om lean börjar redan i slutet av 1800-talet i den japanska familjen Toyodas vävfabrik. Här utvecklades bl.a. en automatisk vävstol som stannade om tråden gick av, vilket gjorde det möjligt att undvika defekta tyger. Patentet för den automatiska vävstolen såldes 1929 och pengarna användes för att grunda det som vi idag känner som Toyota Motor Company.

I samband med att bilfabriken grundades hämtade familjen Toyoda inspiration från bl.a. Fords tankar om masstillverkning. Toyota saknade dock många av de resurser som Ford hade till sitt förfogande och i kombination med de förhållande som rådde i Japan var de tvungna att hitta sin egen väg. Toyotas läge och ekonomi gjorde att de var tvungna att hushålla med resurserna samtidigt som de låg efter i den tekniska utvecklingen, vilket gjorde att de var tvungna att lära sig av varje uppkommen situation. Resultatet blev hög produktivitet och ett växande företag. Metoderna samlades senare i det som kom att kallas Toyota Production System (TPS). 1963 fördes dessa tankar vidare till Toyotas leverantörer, men det skulle dröja ända till oljekrisen på 1970-talet innan TPS spred sig utanför Toyota. Under slutet av 1970-talet börjar en grupp amerikanska forskare undersöka skillnaden mellan den amerikanska och japanska biltillverkningen. De kunde då konstatera att den japanska biltillverkningen var mycket bättre än den amerikanska både när det gällde kvalitet och produktivitet. De kunde också konstatera att Toyota använde mindre av allt, dvs. de var mer resurseffektiva, vilket gjorde att Toyotas filosofi kom att kallas lean.

Under 1990-talet har konceptet, principerna och metoderna som används av företag som arbetar efter lean spridit sig över hela världen och till många branscher utanför tillverkningsindustrin.

Vad innebär lean?

Begreppet lean innefattar dels ett antal principer och dels ett antal verktyg, som kan användas för att arbeta efter dessa principer. Kom dock ihåg att för att lyckas med leanarbetet är det viktigt att inte bara använda verktygen utan att också ha förståelse för de bakomliggande principerna. För att skapa en fungerande helhet krävs nämligen en förståelse för hur de olika delarna relaterar till varandra.

Grunderna

Syftet med arbetssättet lean är att eliminera slöserier och skapa värde för kunden, dvs. leverera den efterfrågade kvaliteten till lägsta möjliga kostnad vid den efterfrågade tidpunkten. För att klara av detta krävs att hela arbetslaget sträva mot att använda och uppfylla de grunder som finns inom lean, dvs.:

• Stabilitet
• Standard
• Förbrukningsstyrd produktion
• Kvalitet i varje led
• Engagemang
• Lagarbete
• Ständiga förbättringar

Dessa beskrivs ofta i formen av ett tempel där stabilitet och standard utgör grunden, medan pelarna utgörs av förbrukningsstyrd produktion och kvalitet i varje led. I mitten finns engagemang och lagarbete. Högst upp i templet finns målet dvs. kundfokus och ständiga förbättringar.

 

Stabilitet

Stabilitet innebär att försöka skapa så störningsfria processer som möjligt, dvs. att kunna utföra arbetet utan att olika störningar uppstår. För att uppnå detta krävs t ex förebyggande underhållsarbete samt ordning och reda.

5S (sortera, strukturera, städa, standardisera och skapa vana) innebär att skapa en gemensam standard på arbetsplatsen när det gäller att hålla den ren, ha var sak på sin plats och att saker ska vara lätta att hitta.

Visualisering innebär att avvikelser omedelbart blir synliga samt att alla vet vilka åtgärder som ska genomföras för att åtgärda dessa. Här är olika typer av signaler (kanban) viktiga. Visualisering kan också handla om att tydliggöra t ex det planerade förebyggande underhållsarbetet på en whiteboardtavla.

Standardiserat arbetssätt

För att kunna förbättra sig måste man veta hur utgångsläget ser ut. Ett första steg är därför en gemensam metod för att utföra arbetsmoment, oavsett vem som utför uppgifterna. Utifrån detta standardiserade arbetssätt är det sedan möjligt att hitta saker att förbättra. Ett standardiserat arbetssätt är det just nu säkraste, enklaste och mest effektiva sättet att utföra arbetsmomentet.

Det mest effektiva är att arbetslaget inkl. ledaren sitter ner och går igenom hur arbetet ska utföras. Efter detta skrivs det standardiserade arbetssättet ner. Här kan en god hjälp vara att använda mycket förklarande bilder och inte så mycket text.

Förbrukningsstyrd produktion

Tanken med lean är bl.a. att produktionen styrs av förbrukningen dvs. att bara producera och leverera det som förbrukas i nästa led. Här gäller det att ta reda på vilka egenskaper som kunden betala för samt det flöde där produkten skapas, det s.k. produktionsflödet eller värdeflödet.

För att uppnå en förbrukningsstyrd produktion kan en god idé vara att göra en s.k. värdeflödesanalys. I denna väljs en produkt varefter de olika tillverkningsstegen för denna produkt identifieras. Med hjälp av värdeflödesanalysen är det möjligt att få reda på hur produktionen ser ut idag (nuvarande tillstånd) samt att skapa ett önskat framtida tillstånd att sträva mot. Här har man skrivit ner dagliga aktiviteter på gula lappar, aktiviteter som görs varje vecka på gröna lappar samt aktiviteter som görs mer sällan på rosa lappar.

Kvalitet i varje led

Kvalitetsproblem leder till stopp i produktionen och för att undvika detta är det därför viktigt att snabbt identifiera grundorsaken till problemet samt åtgärda detta. Målet ska vara att snabbt identifiera avvikelser från den standard som skapats, helst innan felet uppstått. Inom lean finns ett flertal verktyg som kan användas för att säkerställa kvaliteten.

Ledarskap

Ledarskapet är en central aspekt inom lean för att skapa bl.a. engagemang och lagarbete bland medarbetarna, men också för att implementeringen av lean i företaget ska lyckas. Här finns några viktiga aspekter att beakta:

• Stödjande ledarskap – ledarskapet måste skapa en kultur där bl.a. öppenhet, ömsesidigt förtroende och lagarbete är viktigt.
• Sätt arbetssättet i fokus – genom att fokusera på arbetssättet istället för resultatet är det möjligt att uppnå goda framtida resultat istället för att se bakåt.
• Gå dit där det händer – som ledare måste du finnas till hands och vara synlig. Att delta i det dagliga arbetet och att regera på det du får reda på skapas ett förtroende.
• Inga syndabockar – en trygg och öppen miljö skapar mindre problem och defekter, vilket ökar både produktiviteten och engagemanget.
• Lärande – se allt arbete som ett lärande och allt lärande som arbete. Detta skapar ett positivt förhållningssätt.

Ständiga förbättringar

Lean handlar om att hela tiden sträva efter att bli bättre i det arbete som utförs. Här handlar det om att lära sig se och att genom små steg ta bort de slöserier som finns i verksamheten genom att arbeta på ett smartare sätt.

Fyrklövern

Ett centralt begrepp inom lean är värdeskapande. Värdeskapandet ska inte bara vara för kunden utan även för företagets ägare, medarbetar och samhället i stort. Kunden ska uppfatta ett högre värde i produkten än i alternativa produkter samtidigt som företaget skapar värde för ägarna i form av att företaget går med vinst. För medarbetarna handlar det om att deras arbete skapar värde för dem medan det för samhället i stort handlar om att företaget är en attraktiv arbetsplats som bidrar till samhällsutvecklingen genom god lönsamhet och tillväxt.

10 slöserier

Inom lean förekommer begreppen värdeskapande och icke värdeskapande. Värdeskapande är de processer som tillför värde till slutprodukten, medan icke värdeskapande är de aktiviteter som inte tillför något värde till slutprodukten. En del av de icke värdeskapande aktiviteterna måste dock genomföras och kan därför inte tas bort medan en del andra är rent slöseri som kan tas bort med relativt enkla medel. Inom lean nämns tio vanliga slöserier:

• Överproduktion dvs. att tillverka mer än vad som efterfrågas t ex övergödda slaktdjur
• Onödiga rörelser dvs. att göra onödiga rörelser när arbetet utförs t ex leta efter verktyg och redskap
• Kassation dvs. att slänga saker så som t ex dåligt foder i silon
• Lager dvs. att lagra mer än vad som krävs t ex mer foder än vad som krävs
• Outnyttjad kreativitet dvs. alla medarbetare får inte möjligheteten att tala om t ex förslag på förbättringar som de har kommit på
• Otydlig kommunikation t ex mun till mun i farten så att missförstånd uppstår
• Transporter dvs. att transportera saker onödigt mycket och ofta t ex foder och gödsel
• Överarbete dvs. att göra mer arbete än vad kunden kräver t ex att sopa gångarna i stallet för noga
• Väntan t ex på att lastmaskinen ska bli ledig
• Svinn t ex droppande vattenkranar eller olja

Målet med lean är att hela tiden sträva efter att minska den icke värdeskapande tiden och då framför allt försöka att eliminera alla typer av slöseri.

Är lean något för dig?

Är du intresserad av att investera tid i förbättringsarbete och att lösa problem från grunden för att de inte ska återkomma kan lean vara något för dig. Kom dock ihåg att lean inte är någon enskild aktivitet eller metod som kan genomföras för att sedan vara klar utan ett arbete som ständigt ska pågå inom organisationen för att ta bort alla typer av slöseri.

Kontaktpersoner Gård & Djurhälsan:

Sofie Johansson                      Ingvar Eriksson

013-24 48 49                          013-24 48 44